Flow Flopz saboteren de flow van je werk, jezelf, je team en je organisatie
Leer ze herkennen. Elimineer ze. Verbeter je Flow!
Het Flow Flopz Kaart Deck is in voorbereiding
Flow Flopz saboteren de flow van je werk, jezelf, je team en je organisatie.
Leer ze herkennen. Elimineer ze. Verbeter je Flow!
In het kaart deck vind je alle Flow Flopz terug op een eigen kaart.
Op de voorzijde kun je de effecten van de Flow Flop lezen terwijl op de achterkant wat tips en aanwijzingen staan die je kunt gaan gebruiken om deze Flow Flop te elimineren.
Het Flow Flopz Boek is in voorbereiding
Flow Flopz saboteren de flow van je werk, jezelf, je team en je organisatie.
Leer ze herkennen. Elimineer ze. Verbeter je Flow!
In het boek ga ik dieper in op de oorzaken achter de Flow Flopz.
Ook krijg je in het boek uitgebreide handvatten, tips en tools om zelf aan de slag te gaan met het elimineren van Flow Flopz in jouw team of organisatie.
Alle 40 Flow Flopz bij elkaar
#40. Over-analyseren
Over-analyseren is een valkuil waarbij je te diep ingaat op details, mogelijke oorzaken en gevolgen. In kenniswerk -dat is complex werk- is niet alles van tevoren te bedenken.
Uit iedere oplossing die bedacht wordt komen weer nieuwe vragen, uitdagingen en risico’s tevoorschijn.
Over-analyseren zorgt voor langere project-tijdlijnen, verminderde efficiëntie en uitdagingen bij het behouden van een flexibele en wendbare workflow.
#39. Conflicten
Persoonlijke conflicten saboteren flow door spanning te creëren, de samenwerking te verminderen en effectieve communicatie binnen een team te belemmeren.
Wrijving tussen mensen kan leiden tot een verminderd moreel, meer stress en uitdagingen bij het behouden van een samenhangende en efficiënte workflow. Omdat mensen bezig zijn zich tussen gespannen relaties heen te navigeren.
#38. Lange wachtrijen
Lange wachtrijen saboteren flow door vertragingen, inefficiëntie en langere doorlooptijden te veroorzaken terwijl taken in de rij staan om tijd en aandacht te krijgen.
Een opeenstapeling van werk leidt tot knelpunten, verminderde productiviteit en uitdagingen bij het behouden van een soepele en efficiënte voortgang van taken.
#37. Handmatig werk
Handmatige handelingen saboteren flow door inefficiëntie, fouten en langere doorlooptijden te introduceren, omdat handmatige taken die ook geautomatiseerd kunnen worden, gevoelig zijn voor menselijke beperkingen.
De afhankelijkheid van handmatige processen kan leiden tot knelpunten, lagere productiviteit
en uitdagingen bij het behouden van een gestroomlijnde en efficiënte workflow.
#36. Ontbrekende of incorrecte documentatie
Ontbrekende of incorrecte documentatie saboteert flow door onzekerheid, miscommunicatie en mogelijke fouten te veroorzaken, omdat mensen moeite hebben om processen, vereisten en beslissingen uit het verleden te begrijpen.
Het ontbreken van duidelijke documentatie kan leiden tot langere onboarding tijden, langere leercurves en uitdagingen bij het behouden van een consistente en efficiënte workflow.
#35. Te grote brokken werk
Grote stukken werk saboteren flow doordat ze mensen overweldigen, waardoor meer stress, verminderde motivatie en mogelijke vertragingen ontstaan, omdat taken onoverkomelijk lijken en lang duren om af te ronden.
Het opdelen van werk in kleinere, beheersbare stukjes is cruciaal voor het behouden van een soepele en efficiënte workflow, het bevorderen van een betere focus en het garanderen van een duurzamer werktempo voor teamleden.
#34. Perfectionisme
Perfectionisme saboteert de flow doordat mensen buitensporig veel tijd aan taken besteden, wat leidt tot vertragingen, meer stress en problemen bij het halen van deadlines.
Het streven naar perfectie kan resulteren in een verminderde productiviteit en een belemmerd
aanpassingsvermogen. Mensen worstelen om vooruit te komen zonder dat het onrealistische niveau van precisie ooit wordt bereikt.
#33. Verwaarloosd of verlaten werk
Verwaarloosd of verlaten werk saboteert de flow door taken onvolledig te laten en niet af te maken. Afhankelijkheden worden verstoord en dit leidt tot verwarring, knelpunten en mogelijk herstelwerk wanneer het werk uiteindelijk opnieuw wordt opgepakt.
Het kan resulteren in langere doorlooptijden, een lager team moreel en uitdagingen bij het behouden van een soepele en efficiënte voortgang van taken binnen de workflow.
#32. Onduidelijke & tegenstrijdige prioriteiten
Onuidelijke en tegenstrijdige prioriteiten zorgen voor verwarring, besluiteloosheid en inefficiëntie, omdat mensen moeite krijgen om hun inspanningen op één lijn te brengen met veranderende doelen.
Dit gebrek aan duidelijkheid kan leiden tot dubbel werk, gemiste deadlines en uitdagingen bij het behouden van een samenhangende en gestroomlijnde workflow.
#31. Over de schutting gooien
'Dingen over de schutting gooien', waarbij je werk uit handen geeft zonder duidelijke communicatie, saboteert de flow door verwarring, vertragingen en mogelijke fouten te creëren.
De ontvanger mist mogelijk noodzakelijke context of details.
Dit kan zorgen voor langere doorlooptijden, gebrek aan samenwerking en het zal de efficiëntie en effectiviteit van de flow hinderen.
#30. Late feedback
Late feedback saboteert de flow door de tijdige bijsturing en verbetering van taken te belemmeren. Dit kan zorgen voor verkeerd begrepen vereisten en het nodige herstelwerk achteraf.
Vertraging in feedback kan resulteren in langere project-tijdlijnen, verminderde efficiëntie
en uitdagingen bij het behouden van een flexibele en wendbare workflow.
#29. Gebrek aan transparantie
Gebrek aan transparantie veroorzaakt verwarring, verkeerde afstemming en vertragingen wanneer mensen moeite hebben om het belang, de status en context van werk te begrijpen.
Dit gebrek aan zichtbaarheid kan leiden tot dubbel werk, een grotere kans op fouten en problemen bij
het behouden van een samenhangende en efficiënte voortgang van het werk.
#28. Psychologische onveiligheid
Psychische onveiligheid saboteert de flow door open communicatie te verhinderen, samenwerking te verstoren en angst voor oordeel of represailles te veroorzaken.
Een giftige werkomgeving leidt tot verminderde creativiteit, verhoogde stress en belemmerde probleemoplossing, wat weer een negatieve invloed heeft op de algehele productiviteit en het welzijn van het mensen.
#27. Ongepland werk
Ongepland werk levert onverwachte taken op. Dat leidt tot verschuivende prioriteiten, verhoogde werkdruk en mogelijke vertragingen bij geplande activiteiten.
Het resultaat is verminderde voorspelbaarheid, hogere stressniveaus en uitdagingen bij het behouden van een efficiënte en gerichte workflow.
Mensen worstelen om zo goed mogelijk om te gaan met de onvoorziene eisen die aan hun tijd en middelen worden gesteld.
#26. Persoonlijke problemen
Persoonlijke problemen kunnen zorgen voor emotioneel leed, verminderde focus en potentieel ziekteverzuim.
Het is lastig om goed werk te leveren terwijl je je door moeilijke omstandigheden heen worstelt.
Iedereen krijgt ermee te maken in zijn leven en het is helaas niet te voorkomen.
Wat we wel kunnen doen is elkaar in de gaten houden, er voor elkaar zijn en hulp bieden als het kan.
#25. overbelasting
Het overbelasten van mensen met buitensporige werkdruk kan de flow ernstig saboteren door stress of burn-out te veroorzaken, het moreel te ondermijnen en de productiviteit te verstoren.
Stress leidt tot meer fouten, gemiste deadlines en uitdagingen bij het behouden van een soepele en efficiënte flow, omdat mensen moeite hebben om te gaan met de overweldigende eisen die aan hun tijd en energie worden gesteld.
#24. onvoorzienbare factoren
Onbekende variabelen kunnen de flow saboteren door onvoorspelbaarheid te introduceren, waardoor het een uitdaging wordt om middelen effectief te plannen en toe te wijzen.
Deze onzekerheid kan leiden tot vertragingen, een verhoogd risico op fouten en problemen bij het behouden van een gestage en efficiënte voortgang van werk.
#23. Specialisten
Specialisten die zich uitsluitend op specifieke taken richten, saboteren de flow door afhankelijkheden en vertragingen te creëren als hun expertise vereist is om een taak te kunnen voltooien.
Deze geïsoleerde manier van werken kan leiden tot knelpunten (bottlenecks), coördinatieproblemen en verminderde efficiëntie, omdat taken afhankelijk kunnen zijn van de beschikbaarheid en inbreng van deze gespecialiseerde medewerkers.
#22. Bottlenecks
Bottlenecks of knelpunten saboteren de flow door opstoppingen en vertragingen in specifieke fasen van het werkproces te veroorzaken.
Hierdoor neemt de snelheid waarmee werk gereed komt af.
Dit kan resulteren in een ongelijkmatige werkverdeling, langere doorlooptijden en uitdagingen bij het behouden van een stabiele en efficiënte flow.
#21. Hand-offs & Werkoverdracht
Overdracht van werk saboteert de flow door vertragingen, miscommunicatie en fouten te introduceren wanneer taken tussen verschillende teamleden of afdelingen worden overgedragen.
Het overdrachtsproces kan leiden tot informatieverlies, coördinatieproblemen en langere doorlooptijden, wat weer een negatieve invloed heeft op de efficiëntie en samenhang van de flow.
#20. Micromanagement
Micromanagement onderdrukt creativiteit, beperkt de autonomie van mensen en creëert een cultuur van afhankelijkheid waarin teamleden zich bij elke stap onder de loep genomen voelen.
Buitensporige controle kan leiden tot verminderde motivatie, verhoogde stress en uitdagingen bij het behouden van een samenhangende en efficiënte workflow, omdat mensen zich kunnen terugtrekken vanwege een gebrek aan vertrouwen in hun capaciteiten.
#19. Geen Vertrouwen
Een laag of ontbrekend vertrouwen saboteert flow door open communicatie, samenwerking en het delen van ideeën te belemmeren.
Het gebrek aan vertrouwen kan leiden tot meer conflicten, verminderde teamcohesie en uitdagingen bij het behouden van een soepele en efficiënte workflow, omdat mensen aarzelen op elkaar te vertrouwen of elkaar te ondersteunen.
#18. Informatie Overload
Een overdaad aan informatie saboteert flow door mensen te overweldigen, waardoor besluitvormings moeheid ontstaat. Het vermogen om op kritieke taken te concentreren wordt er door gehinderd.
Overmatige informatie kan leiden tot verwarring, verminderde productiviteit en uitdagingen bij het
behouden van een efficiënte workflow, omdat mensen moeite hebben met het verwerken en
prioriteren van de eindeloze toestroom van gegevens.
#17. Teveel Bureaucratie
Overmatige bureaucratie en procedures saboteren flow door onnodige complexiteit, vertragingen en verminderd aanpassingsvermogen te veroorzaken. Taken moeten door talloze goedkeurings-lagen heen navigeren.
De last van bureaucratische processen kan innovatie vertragen, snelle besluitvorming belemmeren en tot uitdagingen leiden bij het behouden van een vloeiende en efficiënte workflow.
#16. Ongeschikte Werkplek
Een ongeschikte werkomgeving saboteert flow door ongemakken, afleidingen en verminderde focus te veroorzaken. Dat zorgt verminderde productiviteit en lagere kwaliteit van werk.
Slechte verlichting, ongemakkelijke zitplaatsen of overmatig lawaai kunnen bijdragen aan verhoogde
stressniveaus.
Het vermogen van mensen om een soepele en efficiënte workflow te behouden wordt er door belemmerd.
#15. Onrealistische Deadlines
Onrealistische deadlines zorgen voor onnodige druk, stress en overhaaste besluitvorming.
Dit kan leiden tot verminderde kwaliteit van werk en burn-out van mensen.
Teams kunnen met uitdagingen worden geconfronteerd bij het halen van deze onhaalbare tijdlijnen, wat resulteert in meer fouten en dalende motivatie.
Onder ongezonde tijdsdruk is de kans groot dat werk wordt afgeraffeld en daar lijdt de kwaliteit onder.
#14. Onduidelijke Doelen
Onduidelijke doelen veroorzaken verwarring, besluiteloosheid en een gebrek aan richting.
Dat kan ertoe kan leiden dat taken worden uitgevoerd zonder een duidelijk doel of afstemming op overkoepelende doelstellingen.
Die dubbelzinnigheid kan resulteren in verkeerd op elkaar afgestemde werkzaamheden, een grotere kans op fouten en uitdagingen bij behouden van een samenhangende en gestroomlijnde workflow.
#13. Lage Motivatie
Lage motivatie saboteert de flow door verminderde betrokkenheid, verminderd enthousiasme en vertragingen te veroorzaken.
Omdat mensen mogelijk niet meer de drive hebben om deadlines te halen of uit te blinken in hun werk.
Dit zorgt voor verminderde productiviteit, output van lagere kwaliteit en uitdagingen bij het behouden van een efficiënte en gerichte workflow.
#12. Te weinig skills
Onvoldoende kennis en vaardigheden saboteren de flow door vertragingen, fouten en een afname van de kwaliteit van het werk te veroorzaken. Omdat mensen moeite hebben om hun taken goed uit te voeren.
Dit leidt tot langere leercurves en langere doorlooptijden van werk.
Het is ook een uitdaging om een efficiënte en effectieve workflow te krijgen.
#11. Afleidingen
Afleidingen saboteren de flow door de aandacht en focus weg te halen. Je productiviteit daalt terwijl je steeds weer probeert om je concentratie terug te vinden.
Voortdurende onderbrekingen verbrokkelen je aandacht en tijd.
Het zorgt voor meer fouten in je werk en het wordt een uitdaging om een goede voortgang in de
uitvoering van je taken te houden.
#10. Geen Spelingsruimte
Zonder speling blijft er geen tijd en ruimte over voor onverwachte uitdagingen, ongepland werk of voor goede en creatieve ideeën.
Dit veroorzaakt stress en het vermogen van mensen om verstoringen effectief op te lossen wordt er door gesaboteerd.
Zonder voldoende speling kunnen teams het een uitdaging vinden om te innoveren, onvoorziene
problemen aan te pakken of zich aan te passen aan veranderingen.
#9. Slecht Gereedschap
Slecht of ontoereikend gereedschap veroorzaakt vertragingen, frustratie en fouten bij het uitvoeren van werk.
Ontoereikende tools leiden tot verminderde productiviteit, omdat mensen worstelen met omslachtige of slechte functionaliteiten.
Als mensen gefrustreerd raken over de slechte middelen waar ze mee moeten werken dan verpest dat het werkplezier en mensen zullen minder gemotiveerd hun werk doen.
#8. Slechte Kwaliteit
Het leveren van slechte kwaliteit saboteert flow doordat extra tijd en middelen nodig zijn voor het oplossen en herstellen van fouten.
Het kan de klanttevredenheid ondermijnen, het moreel van het team schaden en leiden tot het reactief blussen van brandjes.
#7. Achterstallig Onderhoud
Achterstallig onderhoud noemen we ook wel Technische Schuld. Dit saboteert flow doordat het zich in de loop van de tijd opstapelt.
Het vertraagt ontwikkeling en remt vooruitgang en innovatie.
Naarmate de last van de technische schuld toeneemt, zijn er extra tijd en middelen nodig om dit aan te pakken.
Hierdoor wordt de aandacht afgeleid van nieuwe functies of verbeteringen en de algehele productiviteit wordt verstoord.
#6. Teveel schakels in de communicatie
Een buitensporig aantal communicatieverbindingen saboteert de flow door een overdaad aan informatie te creëren, verwarring te veroorzaken en effectieve samenwerking te verstoren.
Deze complexiteit in de communicatiekanalen kan leiden tot verkeerde afstemming, misverstanden en langzamere besluitvorming, wat een negatieve invloed heeft op de efficiëntie.
#5. Asynchrone Communicatie
Asynchrone communicatie -bijvoorbeeld via email, documenten of formulieren- zorgt voor vertragingen en verwarring in de informatie-uitwisseling.
Dit leidt tot langzamere besluitvorming en responstijden.
Deze manier van communiceren leidt vaak tot misverstanden, coördinatieproblemen en verminderde efficiëntie, omdat mensen mogelijk niet tijdig updates of verduidelijking over taken ontvangen.
#1. Multi-Tasken
Door te multi-tasken verdeel je je aandacht en tijd tussen meerdere taken waar je (zogenaamd) allemaal “tegelijk” mee bezig bent.
Dat steeds omschakelen tussen alle taken waar je aan werkt, leidt tot een verhoogde belasting voor je brein en dalende efficiëntie.
Het omschakelen kost per keer 20% van je tijd.
Hierdoor duurt het steeds langer om dingen af te krijgen.
#2. Teveel WIP (Work In Progress)
Teveel WIP (Work In Progress) overweldigt je met een overvloed aan taken, waardoor er knelpunten en vertragingen ontstaan.
WIP = alles waar je aan begonnen bent maar nog niet hebt afgerond.
Teveel WIP zorgt voor verminderde efficiëntie, langere doorlooptijden van je werk en een grotere kans op onvolledige of ondermaatse resultaten.
#4. Lage autonomie
Lage autonomie verhindert individuele initiatieven en belemmert besluitvorming.Dat leidt tot een grotere afhankelijkheid van goedkeuringen en aanwijzingen.Te weinig autonomie kan leiden tot vertragingen, een verminderd aanpassingsvermogen aan
veranderende omstandigheden en lagere efficiëntie, omdat taken meer hiërarchische goedkeuring
vereisen voordat ze verder kunnen.
#3. Afhankelijkheden
(Onvoorziene) afhankelijkheden saboteren de flow door onverwachte vertragingen en knelpunten te veroorzaken.
Bijvoorbeeld wanneer de ene taak afhankelijk is van een andere taak die nog niet gereed is. Of als je moet wachten op een ander team of op een externe leverancier.
Dit kan leiden tot tegenslagen in je project, verminderde efficiëntie en uitdagingen bij het halen van deadlines.